TIETOSUOJASELOSTE | Aspa
-A A +A

TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Aspa-säätiö sr

Viljatie 4 A, 00700 Helsinki

Y-tunnus 1044854-6

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Viestintäpäällikkö. Yhteystiedot: verkko-osoitteessa aspa.fi/aspa-säätiön-yhteystiedot, tai Aspan vaihde (09) 347 8430.

3. Rekisterin nimi

Aspan yhteystietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedottaa Aspan toiminnasta ja palveluista sen yhteistyökumppaneille ja asiakkaille. Henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n tietosuoja-asetuksen ja henkilötietolain sallimissa rajoissa asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen, analysointiin (mukaan lukien kohdennetut palvelu-, viestintä-, markkinointi-, kysely-, tilastointi- ja muut vastaavat toimenpiteet sekä tarvittavat todentamis- ja tietoturvatoimenpiteet), ja lisäksi mahdollisten lain mukaisten velvoitteiden hoitamiseen. Lisäksi Aspa voi käyttää henkilötietoja markkinoinnin kohdentamiseen yksilöidyllä tavalla.

Henkilötietojen käsittely perustuu verkkopalvelun käyttäjän henkilötietojen käsittelyn hyväksyntään, mikä on myönnetty syöttäessä henkilötietoja Aspan palveluun.

Aspa voi käyttää henkilötietoja omien palveluidensa sähköiseen suoramarkkinointiin henkilötietojen käsittelyn hyväksynnän myötä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan syöttämiä henkilötietoja, sekä tämän pyynnöstä tai suostumuksella luotuja tietoja palvelussa. Kaikki käsitellyt henkilötiedot, niiden käsittelyn perustelut, säilytyspaikka, säilytysaika, edelleenjakelu, käsittelyoikeudet, käsittelyn hyväksynnät sekä riskiluokittelu löytyy liitteestä, jota voi pyytää Aspan yllä mainitulta yhteyshenkilöltä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa Aspan palveluntarjoajille tietojen säilyttämistä ja ylläpitoa, maksujen perimistä tai asiakkaan tilaamien palveluiden suorittamista varten. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi tai mikäli viranomainen tietoja pyytää. Lisäksi palvelun parantamisen tai korjaamisen yhteydessä ylläpitosopimuksen ja salassapitovelvollisuuden alaisia asiantuntijoita saatetaan pyytää avuksi, jolloin näille tarpeen vaatiessa annetaan pääsy palvelun asiakastietoihin.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena, vaan asiakastiedot ovat sähköisinä tallenteina joko Aspan tai sen palveluntarjoajien konesaleissa. Yhteystietorekisteriin pääsyä on rajoitettu siten, että rekisteriä käyttävät ainoastaan sellaiset henkilöt, joiden työtehtävien kannalta rekisterin käyttö on tarpeen.

Rekisteri on asianmukaisella, tietoturvallisella tavalla suojattu ulkopuolisilta niin palomuurein kuin muillakin teknisillä ja organisatorisilla suojakeinoilla. Huomioithan kuitenkin, että mikään internetin kautta tarjottu palvelu ei ole täysin tietoturvallinen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Aspa takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietonsa käsittelyn suhteen. Näitä ovat erityisesti tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja siirretyksi, oikeus saada tietonsa poistetuksi (tulla unohdetuksi), ja käsittelyn rajoitusoikeus.

Rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei ole poikkeukseton. Aspa voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sopimusvelvoitteen todentamiseksi, mahdollisista turvallisuusriskeistä kohdistetun tiedottamisen mahdollistamiseksi, tai muun vastaavan oikeutusperusteen johdosta. Aspa ei kuitenkaan aktiivisesti käsittele henkilötietoja, mikäli rekisteröity sen kieltää.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää hänelle lailla annettuja oikeuksiaan, rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä ja esittää pyyntönsä Aspaille kirjallisesti. Yhteystiedot ilmenevät yllä kohdasta 1 (Rekisterinpitäjä). Rekisteröity tiedostaa, että mikäli hänen henkilötietonsa käsittelyä rajoitetaan tai ne poistetaan kokonaan, se rajoittaa palveluiden tarjoamista tai voi estää sen kokonaan.

10. Tietojen säilytysaika

Yhteystietoja säilytetään niin kauan, kun yhteystietojen luovuttamisen perusteena olevaa palvelua tuotetaan tai kunnes rekisteröity on pyytänyt poistamaan tietonsa. Mikäli tietoja on tarpeen säilyttää lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (esim. kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet), säilytysaika on 10 vuotta tai laissa nimenomaisesti säädetty muu aika. Poistamisen sijasta Aspa voi vaihtoehtoisesti valita myös tietojen anonymisoinnin, jolloin jotkut tiedot jäävät palveluun, mutta kaikki linkitykset tietoon liittyvään henkilöön poistetaan.

11. Muutokset

Aspa selvittää ja arvioi asiakastietojen käyttöä säännöllisesti osana toimintansa kehitystä ja mahdollisia muutoksia lainsäädännössä. Aspailla on oikeus yksipuolisesti muuttaa tätä tietosuojaselostetta tiedottamalla asiasta etukäteen tarkoituksenmukaisella tavalla, tai tiedottamalla asiasta käyttäjän syöttäessä tietoja palveluun. Tällöin Aspa saattaa pyytää uusien käyttöehtojen hyväksyntää.