Tietosuojaseloste: Aspa-säätiön kehittämistoiminta
Tietosuojaseloste / Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)
Laadittu: 1.2.2026
1. Rekisterinpitäjä
Aspa-säätiö sr
Turkhaudantie 5, 00700 Helsinki
Y-tunnus 1044854-6
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisterin vastuuhenkilö: Toimitusjohtaja Tuomas Koskela, tuomas.koskela@aspa.fi
Tietosuojavastaava: Emilia Aikio, tietosuojavastaava@aspa.fi
3. Rekisterin nimi
Aspa-säätiön kehittämistoiminnan tietosuojaseloste
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito rekisteröityihin ja rahoittajien antamien velvoitteiden täyttäminen.
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti oikeutettuun etuun hanketoiminnan toteuttamiseksi ja osallistujien kanssa tapahtuvaan yhteydenpitoon. Työkorvausten maksamiseen liittyvien tietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, ja henkilötunnusta käsitellään vain silloin, kun rahoittaja sitä edellyttää.
Rekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa toiminnoissa:
Henkilötietoja käsitellään kehittämistoiminnan toteuttamiseksi kulloinkin kohdennetulle kohderyhmälle. Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavissa tapauksissa:
- Toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedottaminen ja yhteydenpito
- Toiminnan tilastointi ja raportointi (vaikuttavuusarviointi)
- Kokemustoimijoiden henkilötietoja käsitellään työkorvauksien maksamista varten
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään vain ne tiedot, jotka ovat kussakin toiminnassa tarpeellisia. Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja:
- Perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä, syntymäpäivä, äidinkieli, kansalaisuus, työtilanne ja koulutustausta.
- Henkilötunnus, mutta vain siinä tapauksessa, jos rahoittaja sen vaatii.
- Työkorvauksien maksua varten kerätään pankkitilinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisina tietolähteinämme ovat henkilö itse, hänen lähiomainen tai laillinen edustajansa. Henkilön suostumuksella, tietoja voi antaa myös joku muu edustaja, esimerkiksi asumispalvelutyöntekijä tai sosiaaliviranomainen. Tietoja annetaan sanallisesti tai kirjallisesti.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa viranomaisille, jos viranomainen tarvitsee tietoja
lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi.
Tarvittaessa pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin annetaan rekisterin ylläpitosopimuksen
alaisille ohjelmistotoimittajille, esimerkiksi vikatilanteen selvittämisen aikana. Ohjelmistotoimittajia sitoo Aspa-säätiön kanssa tehty salassapitositoumus.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin pääsyä on rajoitettu siten, että rekisteriä käyttävät vain sellaiset henkilöt, joille rekisterin käyttö on työtehtävien kannalta tarpeen. Rekisterin tiedot säilytetään sähköisessä muodossa. Tieoja voidaan kerätä paperilomakkeilla, joista tiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään viipymättä, jonka jälkeen paperisetlomakkeet tuhotaan tietoturvallisesti.
Rekisteri on suojattu asianmukaisella ja tietoturvallisella tavalla ulkopuolisilta.
Suojaukseen on käytetty palomuureja ja muita teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja.
10. Rekisteröidyn henkilön oikeudet
Aspa-säätiö takaa rekisteröidyille henkilöille tietojensa käsittelyn suhteen kaikki oikeudet,
jotka heille lain mukaan kuuluvat. Niitä ovat erityisesti:
- tiedonsaantioikeus
- tarkastusoikeus
- oikeus saada tietonsa korjatuiksi
- oikeus saada tietonsa poistetuksi (tulla unohdetuksi)
- oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Oikeuteen saada tietonsa poistetuksi liittyy poikkeuksia. Aspa-säätiö voi olla poistamatta tietoja, jos tietojen käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai rahoittajan vaatimien velvoitteiden osoittamiseksi.
Jos rekisteröity henkilö haluaa käyttää hänelle kuuluvia oikeuksiaan, hänen täytyy esittää pyyntönsä kirjallisesti. Yhteystiedot ovat kohdassa 1 (Rekisterinpitäjä). Kunkin hankkeen työntekijältä voi pyytää lisätietoja käytössä olevasta järjestelmästä, jossa henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan.
11. Tietojen säilytysaika
Tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittely ja säilyttäminen eivät enää ole tarpeen, kuitenkin tietoja säilytetään enintään kuusi (6) vuotta tai muu laissa säädetty aika.