Työntekijöiden sitoutuminen edesauttoi IT-projektin onnistumista

Neljä ihmistä asettelevat kännykän ruudulle palasia.

Aspa Palvelut otti vuodenvaihteessa käyttöön uuden asiakastietojärjestelmän Domacaren. Tarve järjestelmän uudistukselle lähti työntekijöiltä. He ovat olleet aktiivisesti mukana kehitystyössä sekä käyttöönotossa.

Sote-ala muuttuu muun maailman mukana ja se asettaa järjestelmille uusia vaatimuksia ja vaatii alan yrityksiltä nopeampaa reagointikykyä. Uuden asiakastietojärjestelmän avulla Aspa Palvelut pyrkii vastaamaan ketterämmin tulevaisuuden haasteisiin, olivat ne sitten mitä tahansa. Uudistuksen myötä työntekijöillä jää enemmän aikaa asiakkaan aitoon kohtaamiseen. Samalla otetaan askel eteenpäin kohti paperitonta toimistoa.

Eniten positiivista palautetta työntekijöiltä on tullut kotiin vietävien palveluiden osalta. Työtehtäviin liittyvät kirjaukset ja asiakastiedon reaaliaikainen käytettävyys puhelimella helpottaa työn tekemistä.

”Työkalujen ei tule jarruttaa työn tekemistä vaan nimenomaan helpottaa sitä. Monet työntekijät ovat kertoneet olevansa tyytyväisiä, kun asioita kehitetään myös teknologian osalta”, kertoo Aspa Palveluiden tietohallintopäällikkö Marko Sepponen. ”Järjestelmän uusiminen on mielestäni virkistänyt kivasti ilmapiiriä ja järjestelmä on otettu innolla vastaan”.

Yhdessä tehden

Syksyllä 2020 tehdyn henkilöstökyselyn perusteella havaittiin, että työvälineet vaativat modernisointia. Käyttöönottoprojekti aloitettiin tammikuussa 2021 ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön kaikissa yksiköissä lokakuussa 2021. Pitkä projekti saatiin onnistuneesti päätökseen 1.3.2022.

Aspa-kotien henkilökunta otti osaa alkumäärittelyyn. Näin päästiin heti kiinni siihen, miten minkäkin asian pitäisi toimia. Järjestelmää pilotoitiin seitsemässä eri Aspa-kodissa, minkä jälkeen pilotin opit ja itse järjestelmä vietiin muihin toimipisteisiin. Sisäisen viestinnän työkalu Teams ja sen Domacare-kanava on ollut aktiivisessa käytössä läpi projektin. Työntekijöiden on ollut helppo esittää kysymyksiä ja kehitysehdotuksia sekä saada tukea käyttöön niin kollegoilta kuin IT-tuelta. Vaikeimmiksi ennakoidut integraatiot ja erilaiset järjestelmän määrittelyt onnistuivat odotuksia paremmin.

”Tämä oli myös itselleni mahtava tilaisuus tutustua työhömme ja asiakkaisiin paremmin. Työntekijät opettivat minulle paljon siitä, miten asiat toimivat käytännön arjen työssä ja pystyimme kehittämään järjestelmää nämä asiat huomioiden”, Marko kiittelee.

Kiitosta saa myös työntekijöiden sitoutuminen projektin läpiviemiseen. ”Meillä todella tehdään se mitä luvataan!”